Escritório de Gerenciamento de Projetos de Gestão e Processos
APRESENTAÇÃO
O Gerenciamento de Processos de Negócio ou Gestão de Processos de Negócio resulta da união entre a gestão de negócios e a tecnologia da informação na busca da otimização dos resultados das organizações por meio da melhoria dos processos de negócio. A sigla BPM é comumente utilizada e tem sua origem nas iniciais de Business Process Management (BPM).
A Gestão de Processos de Negócio é estratégica para o Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Pará (IFPA), e por essa razão, demandará grande esforço de toda a comunidade que está intrinsecamente ligada à geração e recepção dos fluxos processuais. Para isso, há a necessidade de realização de estudo, a partir da interação com as principais instâncias envolvidas, buscando alinhamento técnico e sensibilização da coletividade para uma fase que exigirá grande comprometimento de cada servidor, uma vez que estes são ora demandantes de serviços, ora executores de atividades que devem seguir procedimentos devidamente mapeados e otimizados, garantindo resultado com grande valor agregado, reduzindo a burocracia, pois estão apoiados em um modelo de governança consolidado. A partir desse entendimento, é possível inclusive, após os estudos, validar ou não algumas etapas dos fluxos já existentes, aprimorar e/ou alterar outros, dando mais celeridade na entrega de produtos e serviços à sociedade, gerando efetividade da cadeia de valor do IFPA.
Nesse sentido, o Escritório de Gerenciamento de Projetos de Gestão e Processos (EGPGP) vem sendo implantado desde o ano de 2018, com a realização de cursos de formação para gestores e técnicos que atuam nos diversos setores da instituição. Em 2019, o EGPGP foi institucionalizado por meio da Portaria nº 427/2019-GAB. Nesta próxima fase, será dada continuidade à formação de recursos humanos em gestão por processos, diagnóstico e modelagem de processos prioritários de maior impacto positivo na cadeia de valores do IFPA.
IDENTIDADE VISUAL
A identidade visual do EGPGP é a estratégia que objetiva rápida identificação, independentemente do público interno ou externo, relacionado: A melhoria contínua por meio da Integração institucional; Inovação na gestão; Crescimentos da organização; Atingimento de metas, sempre no processo de melhoria contínua e desburocratização.
ORGANIZAÇÃO DAS AÇÕES DO EGPGP
A estrutura de funcionamento do EGPGP deverá considerar a atuação em rede colaborativa. Para tanto, a estrutura montada na Reitoria/PRODIN será denominada de Escritório Central do EGPGP e em cada Campus do IFPA haverá uma subestrutura a ser denominada de Unidade Avançada do EGPGP.
Ademais, diretórios compartilhados permitirão que qualquer unidade avançada possa contribuir nas diversas etapas de diagnósticos, mapeamento, modelagem e melhoramento de processos e projetos de gestão, evitando retrabalhos e permitindo a potencialização dos recursos.
Apresente aqui suas contribuições: Fomulário
CADEIA INTEGRADA DE VALOR
A cadeia de valor do Instituto Federal do Pará deverá ser criada e, ao final de sua criação, representar o conjunto de atividades desempenhadas de forma integrada por todas as unidades que compõe a rede, indicando, de forma simplificada, todas as relações entre a instituição e a geração de valores à sociedade , tendo o educando como foco do processo de formação . O conceito original de Cadeia de Valor foi apresentado por Michael Porter em 1985.
Na ilustração a seguir, é apresentada uma proposta de infográfico de uma cadeia de Cadeia de Valor que pode vir a ser utilizada nas discussões coletivas de criação da Cadeia de Valor do IFPA.
Atividades realizadas no mapeamento da Cadeia de Valor:
Entendimento da estrutura organizacional da instituição;
Identificação das principais atividades executadas atualmente pelas áreas da organização. Esta atividade é realizada, por meio de entrevistas com os gestores das áreas e executores dos processos;
Alinhamento com os instrumentos normativos (instituição/atribuições) da organização;
Agrupamento das atividades em processos por meio da análise do seu objetivo e resultado alcançado;
Agrupamento dos processos em macroprocessos;
Sequenciamento e encadeamento lógico dos processos identificados;
Classificação dos macroprocessos em estratégicos, finalísticos e de suporte;
Representação gráfica dos macroprocessos na Cadeia de Valor. A etapa de elaboração da Cadeia de Valor é de responsabilidade do Escritório Local de Processos e dos gestores da instituição. Cabe ressaltar que a gestão por processos é dinâmica e por isso entende-se que no decorrer dos trabalhos de melhoria contínua dos processos, a Cadeia de Valor poderá sofrer alterações para representar de forma mais fiel a realidade da organização.
Fonte: Bibliografia
ROTEIRO PARA O MAPEAMENTO COLABORATIVO DE PROCESSO NO IFPA
Melhores práticas
É imperioso que experiências na rede sejam identificadas e compartilhadas para que seja possível o aprendizado colaborativo em rede. Para tanto, o IFPA deverá estabelecer procedimentos no Ciclo de Gestão de Processos de Negócios para potencializar ações exitosas no âmbito interno, bem como buscar informações junto a outras unidades da rede para potencializar as ações em curso.
Etapas do Gerenciamento das ações em rede
a) Processo partindo do zero (As Is).
O processo, preliminarmente mapeado por uma determinada Unidade Avançada, será validado pela Unidade Central do EGPGP que disponibilizará o arquivo em formato editável (.bpm) em um repositório, a partir do qual outras unidades poderão acessá-lo e apresentar proposições de melhorias. Caso um determinado processo somente exista naquela unidade específica, este será identificado como sendo único; do contrário, o processo será validado e consolidado para utilização em rede de forma padronizada.
Nesta etapa, as unidades devem preencher e encaminhar formulário (os) de caracterização do processo, antes de iniciar a edição da versão de referência. O (s) formulário (s) devem ser enviados para o Escritório Central a fim de registar a condição atual do processo, possibilitando o registro das futuras melhorias no processo na fase posterior (To Be).
b) Melhoria do processo (To Be).
Os arquivos disponibilizados em formato editável (.bpm) no repositório de processos validados passarão por melhorias sistemáticas a partir do olhar coletivo, considerando a realidade de cada unidade. Novamente, nos casos em que alguma especificidade motivar alterações significativas em um processo mapeado e tal realidade seja peculiar a uma determinada Unidade Avançada, criar-se-á uma versão “alterada” de uso específico para tal realidade. Nos demais casos, será priorizada a padronização dos processos, sempre retroalimentando o repositório de processos validados.
c) Visibilidade dos processos mapeados
Ao considerar que os arquivos editáveis serão disponibilizados em dois repositórios em formado (.bpm), sendo estes de difícil acesso ao cidadão usuário, torna-se necessária a criação de ambiente de interação de usuários com os processos mapeados e oficializados. Esse ambiente permitirá que o usuário possa conhecer as etapas e acessar o formulário e o documento anexos, facilitando a apresentação de demandas de produtos e serviços.
Fluxograma onde são mostradas as etapas do Gerenciamento das ações em rede proposta pelo EGPGP do IFPA.
PLANO DE CAPACITAÇÃO
No Plano de Capacitação 2020 está sendo prevista formação em :
a) Diagramação de processos no Software BizAgi – 40 Horas
b) Gestão de Processos de Negócios - 150 Horas
OBJETIVO: é capacitar todos os servidores, com prioridade aos servidores dos setores indicados para atuação no mapeamento de processos.
MANUAL DE MAPEAMENTO DE PROCESSOS
GUIA DE TREINAMENTO
APRENDIZADO CONSTANTE: Um canal de comunicação específico pode ser criado para massificar a publicação de informações e socializar experiências, sendo esta estratégia, parte do processo de capacitação.
O processo de formação continuada em mapeamento de processo deve ser disponibilizado pelo EGPGP por meio de plataformas como os cursos disponibilizados em elearning.bizagi.com/course. Nesse sentido foi criado esse guia de treinamento para que TODOS os servidores possam se familiarizar com a ferramenta.
SUMÁRIO - Curso Modelagem de Processos
- Standard BPM
- Elementos Básicos
- Atividades
- Comportas
- Eventos
1) STANDARD BPM
1.1) VÍDEOS CURTOS
Por que o BPMN é importante? (4:46 mins)
1.2) Documentação do produto
BPMN guia de referência (Espanhol) URL
Referência para as versões oficiais de BPMN URL
2) ELEMENTOS BÁSICOS
2.1) VÍDEOS CURTOS
O que é um processo? (2:24 mins)
O que é um container e um carril? (2:04 mins)
O que é uma atividade? (1:43 mins)
O que é fluxo de sequência? (2:29 mins)
O que é uma comporta? (3:12 mins)
O que é um evento? (1:39 mins)
2.2) VÍDEOS EXERCÍCIOS
Exercício: Requerimento Órgão de controle
2.3) DOCUMENTAÇÃO
Material em espanhol no site do Bizagi
3) ATIVIDADES
3.1) VÍDEOS CURTOS
O que é uma atividade: tarefas e subprocesessos? (7:01 mins)
O que é um subprocesso múltiplo? (5:11 mins)
3.2) VÍDEOS EXERCÍCIOS
Exercício: Administração de Avaliação Arquivo
Solução: Gestão de Avaliação Arquivo
3.3) DOCUMENTAÇÃO
Documentação de produto: Atividades URL
3.4) QUESTIONÁRIO
4) COMPORTAS
4.1) VÍDEOS CURTOS
O que é uma comporta paralela? (2:24 mins)
O que é uma comporta exclusiva baseada em dados? (4:28 mins)
O que é uma comporta exclusiva baseada em eventos? (3:19 mins)
O que é uma comporta inclusiva? (3:49 mins)
O que é uma comporta complexa? (2:22 mins)
Selecione a comporta correta (9:17 mins)
4.2) EXERCÍCIOS
Exercício: Publicação de artigos Arquivo
Solução: Publicação de artigos Arquivo
Exercício: Queixas e reclamações Arquivo
Solução: Atendimento de queixas e reclamações Arquivo
4.3) DOCUMENTAÇÃO
Documentação de produto: comportas URL
4.4) QUESTIONÁRIO
5) EVENTOS
5.1) VÍDEOS CURTOS
O que é um evento intermediario? (1:59 mins)
O que é um evento intermediario de temporizacion? (4:39 mins)
O que é um evento temporizador anexo aos limites? (5:12 mins)
O que é um evento de fim terminal e fim sem especificar? (3:09 mins)
O que é um evento de início de temporização? (1:27 mins)
O que é um evento intermediario e fim de erro? (3:43 mins)
O que é um evento de mensagem? (3:38 mins)
O que é um evento de sinal? (4:01 mins)
O que é uma transação? (6:05 mins)
5.2) EXERCÍCIOS
Exercício: Seleção de Pessoal Arquivo
Solução: Seleção de Pessoal Arquivo
Exercício: Solução organizar festa Arquivo
Solução: Solução organizar festa Arquivo
Exercício: Agência de viagens Arquivo
Solução: Agência de viagens Arquivo
5.3) DOCUMENTAÇÃO
Documentação de produto: Eventos URL
5.4) QUESTIONÁRIO
Aqui são apresentados exemplos de processo mapeado no IFPA. Embora sejam, em muitos casos, identificados fluxos que não atendem à notação padrão de BPMN, outros foram construídos em software como o Bizagi Modeler. O esforço já empreendido deverá ser quantificado. Por exemplo: Quantos processos existem no setor? Quantos processos possuem elementos de formalização? Quem são os servidores responsáveis por tais serviços realizados? Consequentemente, verificar-se-á a identificação de recursos humanos com a habilidades em BPM que podem colaborar nas ações do EGPGP no IFPA.
Diagnóstico de Processos Mapeados
O plano de capacitação de servidores do IFPA viabilizou o conhecimento em modelagem de processos, resultando em processo com procedimentos e representação gráfica (macrofluxo) em alguns setores. São apresentados exemplos de processo mapeados na DGP/IFPA.
PROPOSTA FERRAMENTA DE MONITORAMENTO
Esse painel , quando em funcionamento, deverá manter atualizadas as informações do diagnóstico dos processo mapeados no IFPA. Sua atualização ocorrerá de forma automatizada a cada novo processo mapeado.
DIAGNÓSTICO - GESTÃO DE PESSOAS
PROCESSOS - COORDENAÇÃO DE DESENVOLVIMENTO E AVALIAÇÃO - DGP - IFPA
Procedimento para avaliação Estágio Probatório (Versão: 22/03/2019)
Procedimento para avaliação Estágio Probatório | Servidores em exercício antes da Resolução
Procedimento edital - PSS Professor Substituto (Atualizado em 27/09/2018)
Procedimento contratação - Professor Substituto (Atualizado em 27/09/2018)
Procedimento prorrogação contratual - Professor Substituto (Atualizado em 27/09/2018)
Procedimento rescisão contratual - Professor Substituto (Atualizado em 27/09/2018)
PROCESSOS - COORDENAÇÃO DE ASSISTÊNCIA E QUALIDADE DE VIDA - DGP - IFPA
Procedimento | Ressarcimento Assistência à Saúde Suplementar
Procedimento de Solicitação de Licença para o Próprio Servidor (Fluxograma )
Procedimentos SESS - Adicional de Insalubridade (Atualizados)
PROCESSOS - COORDENAÇÃO DE LEGISLAÇÃO E NORMAS - DGP - IFPA
Afastamento do país para participação em congressos e similares - Docente e Técnico Administrativo
Afastamento do País para pós-graduação stricto sensu - Docente
Afastamento do País para pós-graduação stricto sensu - Técnico Administrativo
Afastamento pós-graduação stricto sensu no País - Docente
Afastamento pós-graduação stricto sensu no País - Técnico Administrativo
Exoneração a pedido do servidor
Horário especial de servidor estudante
PROCESSOS - COORDENAÇÃO DE PAGAMENTO DE PESSOAL - DGP - IFPA
Requerimento de dispensa e designação de FG, FCC e CD - Fluxograma dos processos de FG, FCC e CD (2019)
PROCESSOS EM ORDEM CRONOLÓGICA
GESTÃO DE PESSOAS
- SOLICITAR RESSARCIMENTO DE AUXÍLIO SAUDE
Objetivo: Procedimentos para solicitar ressarcimento de exílio saúde.
Público: Todos os servidores.
Orientação: É um benefício indenizatório, pago mensalmente de acordo com a tabela de participação per capita do Governo Federal no custeio da saúde dos servidores Públicos Federais.
Disponibilizado em: 19 Julho 2019
- TAE AVALIAÇÃO DE ESTÁGIO PROBATÓRIO EM EXERCÍCIO ENTES DA RESOLUÇÃO
Objetivo: Procedimentos para avaliação de estágio probatório.
Público: Servidores técnico administrativos
Orientação: Procedimento destinados aos servidores TAEs que já completaram 3 (três) anos de efetivo exercício a data da Resolução Nº 082/2018-CONSUP de 30 de abril de 2018.
Disponibilizado em: 16 Maio 2019
- QUALIFICAÇÃO DE SERVIDOR EM SERVIÇO (MINTER e DINTER)
Objetivo: Procedimentos para participação em cursos MINTER e DINTER.
Público: Todos os servidores.
Orientação: É a participação de servidores em cursos MINTER, DINTER e turma fora de sede ofertados em regime Interinstitucional no âmbito deste Instituto conforme RESOLUÇÃO N º 124/2018 CONSUP.
Disponibilizado em: 09 Abril 2019
- AVALIAÇÃO DE ESTÁGIO PROBATÓRIO PARA TAE
Objetivo: Solicitação de avaliação de estágio probatório para TAEs
Público: Servidores técnico administrativos
Orientação: Entende-se por Avaliação de Estágio Probatório a apreciação sistemática do desempenho do indivíduo no cargo, emprego ou função, e de seu potencial de desenvolvimento, envolvendo necessariamente o acompanhamento do trabalho do servidor no decorrer de todo o período a que se refere à avaliação.
Disponibilizado em: 25 Março 2019
- LICENÇA PARA TRATAMENTO DA PRÓPRIA SAÚDE
https://dgp.ifpa.edu.br/arquivos-importantes/coordenacao-de-assistencia-e-qualidade-de-vida/2485-licenca-saude-servidor-procedimento-05-12-18
Objetivo: Solicitação de Licença para tratamento de saúde
Público: Todos os servidores.
Orientação: Licença a que o servidor faz jus quando acometido de doença que não lhe permita exercer as atividades do cargo, sendo possível sua concessão a pedido ou de ofício, mediante perícia médica oficial, sem prejuízo de sua remuneração.
Disponibilizado em: 05 Dezembro 2018
- TAE - AVALIAÇÃO DE ESTÁGIO PROBATÓRIO TÉCNICO-ADMINSITRATIVO V. 2 - 04/12/2018
Objetivo: Solicitação de Licença para tratamento de saúde
Orientação: Entende-se por Avaliação de Estágio Probatório a apreciação sistemática do desempenho do indivíduo no cargo, emprego ou função, e de seu potencial de desenvolvimento, envolvendo necessariamente o acompanhamento do trabalho do servidor no decorrer de todo o período a que se refere à avaliação.
Disponibilizado em: 05 Dezembro 2018 - V. 2 - 04/12/2018
- TAE - AVALIAÇÃO DE ESTÁGIO PROBATÓRIO TÉCNICO-ADMINSITRATIVO
Objetivo: Solicitação de Licença para tratamento de saúde
Orientação: Entende-se por Avaliação de Estágio Probatório a apreciação sistemática do desempenho do indivíduo no cargo, emprego ou função, e de seu potencial de desenvolvimento, envolvendo necessariamente o acompanhamento do trabalho do servidor no decorrer de todo o período a que se refere à avaliação.
Disponibilizado em: 30 Novembro 2018
- CONTRATAÇÃO DE PROFESSOR SUBSTITUTO - EDITAL - PROCESSO SELETIVO SIMPLIFICADO
Objetivo: Procedimentos para a contratação de Professor Substituto.
Orientação: É o recrutamento de pessoal a ser contratado por tempo determinado para atender a necessidade temporária de excepcional interesse público.
Disponibilizado em: 28 Setembro 2018 V. 3 - 27/09/2018
- RESCISÃO CONTRATUAL - CONTRATAÇÃO DE PROFESSOR SUBSTITUTO
Objetivo: Procedimentos para rescisão de contrato de Professor Substituto.
Orientação: É a extinção do contrato firmado na contratação do Professor Substituto.
Disponibilizado em: 28 Setembro 2018 V. 3 - 27/09/2018
- PRORROGAÇÃO CONTRATUAL – TERMO ADITIVO - CONTRATAÇÃO DE PROFESSOR SUBSTITUTO
Objetivo: Procedimentos para a PRORROGAÇÃO de contrato de Professor Substituto.
Orientação: É o instrumento elaborado que tem como objetivo a continuidade de atender a necessidade temporária de excepcional interesse público do contratante.
Disponibilizado em: 28 Setembro 2018 V. 2 - 27/09/2018
- CONTRATAÇÃO DE PROFESSOR SUBSTITUTO - CONTRATAÇÃO
Objetivo: Procedimentos para a contratação de Professor Substituto.
Orientação: É a admissão de professor por tempo determinado para atender a necessidade temporária de excepcional interesse público, nos órgãos da Administração Federal direta, nas autarquias e nas fundações públicas, obedecendo condições e prazos previstos na Lei nº 8.745/1993.
Disponibilizado em: 28 Setembro 2018 V. 4 - 27/09/2018
- CONTRATAÇÃO DE PROFESSOR SUBSTITUTO - CONTRATAÇÃO
Objetivo: Procedimentos para a contratação de Professor Substituto.
Orientação: É a admissão de professor por tempo determinado para atender a necessidade temporária de excepcional interesse público, nos órgãos da Administração Federal direta, nas autarquias e nas fundações públicas, obedecendo condições e prazos previstos na Lei nº 8.745/1993.
Disponibilizado em: 30 Agosto 2018
- CONCESSÃO DOS ADICIONAIS DE INSALUBRIDADE, PERICULOSIDADE, IRRADIAÇÃO IONIZANTE E GRATIFICAÇÃO POR TRABALHOS COM RAIOS-X OU SUBSTÂNCIAS RADIOATIVAS
Objetivo: Procedimentos para a concessão dos adicionais de insalubridade ....
Orientação: A caracterização e a justificativa para concessão de adicionais de insalubridade e periculosidade aos servidores da Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional.....
Disponibilizado em: 18 Julho 2018
- HORÁRIO ESPECIAL PARA SERVIDOR ESTUDANTE
Objetivo: Procedimentos para a concessão de horário especial para servidor estudante
Orientação: A concessão de horário especial para servidor estudante não o exime do cumprimento da jornada de trabalho .....
Disponibilizado em: 17 Julho 2018
- EXONERAÇÃO A PEDIDO DO SERVIDOR
Objetivo: Procedimentos para a Exoneração a pedido do servidor
Disponibilizado em: 17 Julho 2018
- AFASTAMENTO PARA PARTICIPAÇÃO EM PROGRAMA DE PÓS-GRADUAÇÃO STRICTO SENSU NO PAÍS – TÉCNICO ADMINISTRATIVO
Objetivo: Procedimentos para afastamento para a participação em programas de pós-graduação stricto senso no País - TAE
Disponibilizado em: 17 Julho 2018
- AFASTAMENTO PARA PARTICIPAÇÃO EM PROGRAMA DE PÓS-GRADUAÇÃO STRICTO SENSU NO PAÍS – DOCENTE
Objetivo: Procedimentos para afastamento para a participação em programas de pós-graduação stricto senso no País - DOCENTE
Disponibilizado em: em 17 Julho 2018
- AFASTAMENTO DO PAÍS PARA PÓS-GRADUAÇÃO STRICTO SENSU – TÉCNICO ADMINISTRATIVO
Objetivo: Procedimentos para afastamento para a participação em programas de pós-graduação stricto senso no País - TAE
Disponibilizado em: 17 Julho 2018
- AFASTAMENTO DO PAÍS PARA PÓS-GRADUAÇÃO STRICTO SENSU - DOCENTE
Objetivo: Procedimentos para afastamento do país para pós-graduação stricto senso - DOCENTE
Disponibilizado em: 17 Julho 2018
- AFASTAMENTO DO PAÍS PARA PARTICIPAÇÃO DE DOCENTES E TÉCNICOADMINISTRATIVOS EM ESTUDOS DE EXTENSÃO, INTERCÂMBIOS, ESTÁGIOS, CONGRESSOS, SEMINÁRIOS, SIMPÓSIOS E SIMILARES.
Disponibilizado em: 17 Julho 2018
- REMOÇÃO POR PROCESSO SELETIVO
Objetivo: Procedimentos remoção por processo seletivo
Orientação: É o deslocamento do servidor, a pedido, para outra localidade, independentemente do interesse da Administração, por meio de Processo Seletivo, quando houver surgimento de vaga nas Unidades Organizacionais, com base na Lei n.º 8.112/1990:
Disponibilizado em: 17 Julho 2018
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